El mailmarketing al ser una herramienta poderosa como impulsor de una marca, producto o servicio, obedece según el país donde se aplique este método, cuenta con ciertas regulaciones y normativas que primordialmente buscan salvaguardar la integridad y la privacidad de las personas suscritas a un banco de datos. Así que, aunque parezca fácil emprender una campaña de mailmarketing, antes debes cumplir ciertos pasos legales.
En España existen dos instrumentos legales que regulan este tipo de mecanismos publicitarios, como el mailmarketing, en pro de salvaguardar al usuario en las comunidades virtuales. La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, con la cual se deben completar los pasos básicos previos al envío de la información de manera masiva a una base de datos. Y el segundo instrumento es la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico la cual regula la publicidad en las comunicaciones electrónicas como Email, SMS, fax, entre otros.
A continuación te presentamos las diez claves que debes cumplir antes de presionar el botón de enviar, en tu estrategia de mailmarketing. Toma nota y líbrate de cualquier sanción por parte de la Agencia Española de Protección de Datos:
Notifica a la AEPD:
Si vas a nutrir una base de datos o tienes una ya conformada, deberás notificar a la AEPD que tienes en tu poder datos personales que utilizaras para tu campaña de mailmarketing. Ademas deberás notificar los tipox de datos, las personas que van a acceder a esos datos, las medidas de seguridad que aplicaras para protegerlos.
Indicar en el correo los fines de ese mailmarketing
Señalar al final del correo la confidencialidad del contenido del mensaje, así como negar responsabilidades de la empresa en caso de trasmisión de virus. Y que se usará ese correo para dar cualquier tipo de información de carácter personal del tratamiento de dichos datos, de la finalidad de su recogida y de sus destinatarios.
Designa un encargado de tratamiento
Debe existir un responsable que sin acceder a los datos ni usándolos pueda almacenarlos y realizar el tratamiento debido de la base de datos. Y su trabajo debe estar firmado en un contrato el cual puede disponer de la base de datos con el fin de hacer uso correcto de ella.
Notificar la ubicación de datos
Si bien la base de datos está contenida en un programa de la propiedad de la empresa que diseña la campaña de mailmarketing, es necesario notificar a que plataforma de envío masivo será colocada y manipulada.
Notificar la transferencia de datos fuera del territorio
Si los datos personales pertenecen y fueron recogidos en el territorio español, pero esta base de datos servirá para una campaña de mailmarketing en otro país, es necesario solicitar permiso a la AEPD y notificar a donde irán a parar estos datos y las plataformas que se utilizaran.
Otorgar libre derecho a la modificación y cancelación de sus datos personales
La plataforma utilizada para la captación de suscriptores debe ofrecer la alternativa de darse de baja en la base de datos o de modificar sus datos. Es un derecho establecido en la ley y debe ser de fácil acceso y visibilidad.
Obtener los datos de manera lícita
Diseñar formularios que especifiquen el para qué solicitas los datos personales de la persona. El motivo sea promocionar productos o servicios de la empresa del remitente.
Establece un único remitente
Utiliza un remitente que sea fácil de identificar, y que pueda ser capaz de responder ante cualquier duda. Los correo noreply@… Son ilegales. Todos deben tener la alternativa de consultar y el derecho del usuario a ser respondido.
Solicitar permiso a los destinatarios
En caso de cambiar el fin del uso de los datos personales de esta persona, para otra campaña de la misma empresa, se debe solicitar permiso a los destinatarios y a la AEPD.
No adquirir bases de datos de manera indiscriminada
Las bases de datos se obtienen con un fin específico. Debe responderá una campaña específica y a ella estará sujeta.
